Bund der Steuerzahler in Bayern e.V. - Aufbewahrungsfristen Welche Belege müssen ins Archiv?

Ein Unternehmer muss Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen und sonstige zu führende Bücher 10 Jahre lang aufbewahren. Auch digitale Aufzeichnungen müssen 10 Jahre lang gespeichert werden. Empfangene oder abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe müssen grundsätzlich 6 Jahre lang aufgehoben werden, teilt der Bund der Steuerzahler mit. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Geschäftsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Bilanz festgestellt, der Geschäftsbrief abgesandt oder empfangen wurde. Zu Beginn des Jahres 2010 können Unternehmer daher folgende Unterlagen entsorgen:

*Bücher und Aufzeichnungen mit der letzten Eintragung aus dem Jahr 1999;

*Inventare, die bis 31.12.1999 oder früher aufgestellt worden sind;

*Jahresabschlüsse, die bis zum 31.12.1999 oder früher aufgestellt worden sind;

*Buchungsbelege aus dem Jahr 1999 und älter;

*empfangene Handels- bzw. Geschäftsbriefe, die bis zum 31.12.2003 oder früher eingegangen sind;

* Durchschriften abgesandter Handels- bzw. Geschäftsbriefe, die bis zum bis 31.12.2003 oder früher abgesandt wurden.

Privatpersonen müssen Rechnungen und sonstige Belege grundsätzlich nicht archivieren. Wurden sie dem Finanzamt vorgelegt und ist der Steuerbescheid in Ordnung, brauchen die Belege nicht mehr aufbewahrt werden. Fertigt der Steuer¬zahler seine Steuererklärung mit ElsterOnline an, so muss er die Belege bis zur Bestandskraft des Steuerbescheides aufbewahren, erklärt der Bund der Steuerzah¬ler. Bestandskräftig wird der Steuerbescheid mit Ablauf der Einspruchsfrist.

Eine besondere Vorschrift gibt es im Umsatzsteuerrecht. Danach müssen Rechnun¬gen, die für Arbeiten oder Dienstleistungen an einem Haus, einer Wohnung oder einem Grundstück ausgestellt werden, 2 Jahre lang vom Mieter oder Hausbesitzer aufbewahrt werden.

Neben den steuerlichen Aufbewahrungsfristen sollten Rechnungen oder Quittungen auch aus zivilrechtlichen Gründen aufbewahrt werden. Mit diesen Belegen lassen sich im Streitfall Verjährungsfristen oder Gewährleistungsrechte besser nachweisen.

Verantwortlich: Hannah Stein
München, 12.01.2010